Achter elke geslaagde bijeenkomst bij Leerhotel Het Klooster staat een team dat zorgt voor overzicht, duidelijkheid en een warm welkom. Emily Riebeek, werkzaam op de afdeling Sales & Reserveringen, is één van de gezichten die een cruciale rol speelt in het soepel laten verlopen van alle partijen vanaf tien personen. Met aandacht voor details en een scherp oog voor de wensen van de gast vormt zij samen met haar collega’s de verbinding tussen klant en uitwerking.
Het hart van de voorbereiding
Emily vertelt hoe haar rol draait om schakelen, afstemmen en vooruitdenken. “Wij zijn eigenlijk het centrale punt tussen de contactpersoon en de vloer (de vloer gebruiken wij als spreektaal voor de afdeling die het event werkelijkheid mag maken red.),” legt ze uit. “We bespreken de wensen van de klant, beantwoorden vragen en zorgen dat ons team precies weet wat er nodig is om een bijeenkomst onvergetelijk te maken.”
Juist in die voorbereidende fase wordt volgens haar de basis gelegd voor een geslaagde dag. Heldere informatie, meedenken en tijdig afstemmen zorgen ervoor dat zowel gasten als studenten precies weten waar ze aan toe zijn.
Terugkijken op een jaar vol groei
Als Emily terugblikt op het afgelopen jaar, overheerst trots. “We zijn als afdeling én als leerhotel gegroeid. We hebben veel mooie partijen mogen begeleiden en zaten eigenlijk altijd lekker in de flow.”
Niet alleen de omvang van de partijen maakt indruk, maar vooral de diversiteit. Grote en kleine bijeenkomsten, strakke planning of last-minute veranderingen elke dag vroeg iets anders van het team.
Successen om trots op te zijn
Het afgelopen jaar stond volgens Emily in het teken van vertrouwen en terugkerende samenwerkingen. “We hebben veel positieve reacties ontvangen en zien dat organisaties graag terugkomen. Dat zegt iets over hoe wij samenwerken, hoe we communiceren en hoe we gastgericht te werk gaan.”
Ook de momenten waarop er vlak voor aanvang nog wijzigingen binnenkwamen, beschouwt ze als waardevolle succeservaringen. “Als alles tóch geregeld kan worden en je een blije gast ziet vertrekken, weet je waarom je dit werk doet.”
Nieuwe trends in wensen en boekingen
Opvallende trends? Volgens Emily zit het hem niet in grote verschuivingen, maar in de timing. “Veel mensen willen nog last-minute boeken of iets aanpassen. Dat vraagt van ons dat we snel schakelen.”
Ze geeft daarom graag een tip mee aan toekomstige boekers: een tijdige aanvraag vergroot de mogelijkheden en voorkomt teleurstelling. “Met voldoende voorbereidingstijd kunnen we samen echt het maximale uit een bijeenkomst halen.”
Een samenwerking die bleef hangen
Hoewel er veel mooie partijen zijn geweest zoals overheidsbedrijven, trainingen en andere diverse bedrijven. Was één samenwerking dit jaar extra bijzonder: de kerstmarkt voor de kerstpakketten. “Een groot project waar we trots op mogen zijn,” vertelt Emily. Het was een bijeenkomst waarin creatieve ideeën, logistiek en gastvrijheid mooi samenkwamen precies waar het Leerhotel voor staat.
Van wens naar beleving
Of het nu gaat om een compacte vergadering of een grote bijeenkomst, Emily en het team van Sales & Reserveringen zorgen ervoor dat elke aanvraag met dezelfde aandacht wordt behandeld. Door nauw samen te werken met de vloer, studenten te begeleiden en klanten door het proces te leiden, ontstaat er een beleving die klopt van het eerste telefoontje tot de laatste gast die vertrekt.
Zelf ervaren hoe wij uw bijeenkomst vormgeven?
Wilt u een bijeenkomst organiseren waarbij professionaliteit, persoonlijke aandacht en leren samenkomen? Emily Riebeek en haar collega’s van Sales & Reserveringen denken graag met u mee.
Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. U kunt mailen via reserveringen@hetkloosterhotel.nl of bel via 033 467 87 50.